Come progettare ed allestire una sala riunioni aziendale - ICARUS GROUP
News & Eventi

Come progettare ed allestire una sala riunioni aziendale

Una sala riunioni efficiente non è quella con più tecnologia, ma quella in cui tutto funziona in modo semplice.

Una sala riunioni non funziona perché ha uno schermo grande. Funziona quando chi entra sa come avviare una videoconferenza, sente bene anche chi parla da remoto e riesce a condividere un documento senza trasformare ogni incontro in una richiesta di assistenza all’IT.
Per arrivarci, non basta scegliere telecamere, microfoni e monitor uno alla volta. Bisogna capire come verrà utilizzata la sala, quante persone ospiterà, quanta luce entra, quali materiali caratterizzano l’ambiente e chi dovrà gestire l’impianto ogni giorno.

Icarus Group progetta e realizza sale riunioni aziendali partendo da queste domande. Audio, video, videoconferenza, condivisione dei contenuti, controllo e comfort ambientale vengono considerati come parti di un unico sistema.

L’obiettivo è creare uno spazio in cui le persone possano concentrarsi sul proprio lavoro, senza doversi preoccupare della tecnologia.

Indice

Da quali domande partire per progettare una sala riunioni aziendale.

Per scegliere la configurazione corretta e adatta alle esigenze dell’azienda e degli utilizzatori, la prima domanda non dovrebbe essere “Quale schermo installiamo?”, ma “Come verrà utilizzata questa sala riunioni?”

Una stanza destinata alle riunioni interne tra pochi colleghi ha esigenze diverse da una sala del consiglio di amministrazione, dove è necessario condividere documenti riservati, collegare partecipanti a distanza e garantire che ogni intervento sia ascoltato chiaramente.

Le problematiche più comuni che si rilevano quando una sala riunioni è stata pensata senza una visione complessiva, spaziano da una mancata valutazione del riverbero acustico ad una mancata valutazione della corretta luminosità ambientale; dalla difficoltà di valutazione delle competenze necessarie per far funzionare le apparecchiature alla gestione eccessivamente complessa delle connessioni; dalla difficoltà di ascolto durante le videoconferenze alla scarsa qualità dell’audio di chi è collegato da remoto; dalle difficoltà legate alla visualizzazione dei contenuti a causa di schermi non adeguati, alla sovrapposizione di persone e meeting per l’assenza di una programmazione digitalizzata e condivisa.

Prima di definire le apparecchiature, è quindi fondamentale chiarire alcuni aspetti:

  • Quante persone utilizzeranno la sala? E quante parteciperanno abitualmente da remoto?
  • Quali attività si svolgeranno? Riunioni operative, presentazioni, videoconferenze, formazione o incontri con clienti e fornitori?
  • Come verranno condivisi i contenuti? Da un computer fisso, dai notebook dei partecipanti o da più dispositivi?
  • Quali contenuti dovranno essere visualizzati? Presentazioni, video, documenti di testo o fogli Excel ricchi di dati?
  • Chi gestirà il sistema? Un tecnico dedicato oppure chiunque entri nella stanza?
  • Quali esigenze di riservatezza e comfort dovrà soddisfare l’ambiente?

Per una consulenza personalizzata o per essere ricontattato da Icarus Group compila il form sottostante.

A queste domande si aggiungono quelle relative allo spazio e agli impianti esistenti.

Nel caso di una nuova sede aziendale, è utile coinvolgere fin dall’inizio i progettisti architettonici e impiantistici, così da coordinare illuminazione, cablaggi, arredi e tecnologie audiovisive.

Quando invece si interviene sulla riprogettazione di una sala riunioni già utilizzata, il punto di partenza è capire che cosa non funziona: collegamenti complicati, schermi poco leggibili, audio scadente o difficoltà nel gestire le videoconferenze.

Progettare una sala riunioni significa innanzitutto individuare le esigenze reali, prima di scegliere le soluzioni tecniche.

Corporate_Comfort Acustico_4

Lo spazio cambia il progetto: dimensioni, luce, arredi e disposizione.

Non tutte le sale riunioni possono essere allestite nello stesso modo.

Una huddle room, progettata per piccoli gruppi di 2-6 persone, può ospitare riunioni rapide, brainstorming e collegamenti da remoto con sistemi relativamente compatti.

Una board room, destinata agli incontri direzionali o del consiglio di amministrazione, richiede invece una valutazione più articolata: più partecipanti, maggiore attenzione alla qualità delle riprese, alla gestione dei contenuti e all’integrazione della tecnologia nell’ambiente.

Ma le dimensioni, da sole, non bastano a definire il progetto.

Approfondisci:

Luci & arredi

Vedere e farsi vedere: schermi, telecamere e condivisione dei contenuti nella sala riunioni.

Una delle difficoltà più frequenti nelle sale riunioni riguarda la visualizzazione dei contenuti.

Uno schermo può sembrare sufficientemente grande quando mostra una presentazione, ma diventare poco leggibile quando viene aperto un foglio Word o Excel o quando, durante una videoconferenza, una parte della superficie è occupata dai partecipanti collegati.

La scelta del sistema video deve quindi considerare non soltanto le dimensioni della sala, ma anche le distanze di visione, la luminosità dell’ambiente e il tipo di contenuti da mostrare.

Scopri di più

Sentire bene: per una sala riunioni o conferenze l’audio è importante quanto il video.

Una videoconferenza può avere immagini perfette e risultare comunque faticosa.
Succede quando chi è in sala fatica a comprendere le persone collegate da remoto oppure quando queste ultime sentono voci lontane, sovrapposte o poco intelligibili.

Il problema non dipende necessariamente dal volume degli altoparlanti.
Una sala con molto riverbero, per esempio, può rendere difficile distinguere le parole, aumentando lo sforzo di ascolto. In caso di stress acustico, la difficoltà di tenere alta l’attenzione si presenta già dopo i primi 10 minuti di riunione. In queste condizioni, anche un buon microfono può acquisire una voce poco chiara e non rappresentare la soluzione del problema.

Scopri soluzioni audio per la sala riunioni

Per ottenere un audio efficace bisogna considerare quindi non tanto il microfono in sé ma due aspetti complementari:

  1. Il sistema audio, composto da microfoni, diffusori ed eventuali dispositivi di elaborazione del segnale, deve essere dimensionato e posizionato in funzione delle persone e della disposizione della stanza.
  2. Il comfort acustico dell’ambiente deve invece favorire la comprensione del parlato, limitando il riverbero e le riflessioni sonore eccessive.

Soluzioni per il comfort acustico

Una sala riunioni che si usa senza dipendere dal tecnico.

Immaginiamo di entrare in una sala pochi minuti prima di un incontro importante.

Bisogna accendere lo schermo, attivare il sistema di videoconferenza, selezionare la sorgente corretta, verificare microfoni e altoparlanti, regolare le luci e magari abbassare le tende.

Quando ogni dispositivo viene gestito separatamente, queste operazioni possono richiedere tempo, diversi telecomandi e una conoscenza tecnica che non tutti possiedono.

È uno dei problemi più comuni delle sale allestite senza una visione d’insieme: le singole apparecchiature funzionano, ma utilizzarle insieme diventa complicato.

Approfondisci

Da sale riunioni e conference room fino agli allestimenti per eventi e convention: alcuni progetti Icarus.

Ogni ambiente presenta caratteristiche ed esigenze diverse. Questi 4 progetti selezionati e realizzati da Icarus Group mostrano come l’integrazione tecnologica possa rispondere a obiettivi differenti. 4 diverse necessità per dimensioni, utilizzo e contesto, accomunati dallo stesso principio: la scelta delle tecnologie parte da ciò che lo spazio permette di fare e quale  utilizzo viene richiesto.

Capello Cuneo sala riunioni

1. Capello: una sala riunioni per incontri e videoconferenze

Per Capello, l’esigenza era ammodernare tecnologicamente la sala riunioni principale, creando uno spazio per riunioni e meeting, oltre che per eventi di rappresentanza, adatto sia agli incontri in presenza che in  videoconferenza. La soluzione comprende un LED wall all-in-one da 136 pollici, un sistema di condivisione dei contenuti wireless e cablato e tre telecamere motorizzate con tracciamento automatico, abbinate a due microfoni panoramici sul tavolo. Un touchscreen permette di gestire tutte le funzioni della sala in modo semplificato.

Un esempio di come visualizzazione, ripresa video e facilità di utilizzo possano essere progettate insieme.

Scopri la case history

Sistemi audio e video Fondazione CRC

2. Fondazione CRC: una sala direzionale con regia video automatizzata

Per Fondazione CRC, Icarus Group ha sviluppato un sistema destinato alle sale del Consiglio Generale e del Consiglio di Amministrazione. Il progetto comprende la ripresa automatica degli oratori, la gestione dei contenuti video con differenti layout, un sistema microfonico per conferenze e l’interconnessione con altri ambienti. Il controllo centralizzato permette inoltre di gestire alcune funzioni ambientali, tra cui illuminazione e trattamento dell’aria.

In questo caso l’integrazione risponde a esigenze di gestione delle riunioni, autonomia e riservatezza.

Scopri la case history

I.I.S. Sebastiano Grandis

3. I.I.S. Sebastiano Grandis: un’aula magna per eventi, formazione e collegamenti da remoto

Per l’I.I.S. Sebastiano Grandis di Cuneo, Icarus ha realizzato un allestimento multimediale destinato a lezioni, conferenze, eventi e videoconferenze. Il sistema utilizza tre videoproiettori a ottica ultracorta per creare un’unica immagine panoramica, affiancati da un impianto audio professionale, telecamere e dispositivi per la registrazione e lo streaming. La gestione delle principali funzioni avviene tramite tablet, così da consentire al personale scolastico di utilizzare l’aula per attività differenti.

Videoproiezione, diffusione sonora e sistemi di controllo sono stati integrati per rendere lo stesso ambiente versatile, semplice da utilizzare e adatto ad attività diverse, dalla formazione alle conferenze.

Scopri la case history

4. Banco Azzoaglio: un allestimento audiovisivo per un evento aziendale

Per la convention annuale del 2025 di Banco Azzoaglio, organizzata nella splendida Reggia di Venaria Reale, Icarus Group ha realizzato un allestimento audio, video e luci di altissimo contenuto tecnico e scenografico. Grazie all’innovativa scelta tecnica di due grandi schermi a LED semi curvi delle dimensioni di 15mt x 3mt ciascuno, disposti  frontalmente uno all’altro, si è dato origine ad un contesto di totale immersività dei partecipanti. L’audio concentrato esclusivamente nelle zone di ascolto con particolari diffusori a direttivi controllata, hanno permesso una intelligibilità della voce sopra ogni aspettativa, in quanto gli ambienti storici della struttura molto ampia e con volte a botte, generavano un forte riverbero. Il comparto illuminotecnico è stato gestito con teste mobili led per focalizzare le luci sui relatori, a favore delle riprese video, mentre fari RGB distribuiti lungo tutto l’ambiente hanno permesso la realizzazione di un ambiente colorato ed emozionale.

Un esempio di come la disposizione degli schermi, la diffusione sonora e le tecnologie audiovisive debbano adattarsi alle caratteristiche dello spazio, anche in contesti non convenzionali.

Scopri la case history

Come lavora Icarus Group: dal sopralluogo ad una sala riunioni pronta all’uso.

Progettare e allestire una sala riunioni significa coordinare competenze diverse, non semplicemente installare apparecchiature.

Il lavoro di Icarus Group parte dall’analisi delle esigenze e delle caratteristiche dell’ambiente, per arrivare alla realizzazione di un sistema integrato e alla sua messa in funzione.

Compila il form sottostante per una consulenza personalizzata o per richiedere un sopralluogo di Icarus Group.

  1. Analisi delle esigenze e sopralluogo
    La prima fase serve a comprendere il tipo di utilizzo previsto, il numero di partecipanti, le aspettative del cliente e gli eventuali problemi riscontrati negli spazi esistenti.
    Durante il sopralluogo vengono valutati gli aspetti che possono influire sul progetto: caratteristiche architettoniche, luce naturale e artificiale, comfort acustico, arredi, accessibilità degli spazi e possibilità di installazione delle tecnologie.
  2. Progettazione del sistema integrato
    Sulla base delle informazioni raccolte vengono individuate le tecnologie più adatte e sviluppata la progettazione audiovisiva ed acustica.
    Il progetto comprende il posizionamento delle apparecchiature, gli schemi di collegamento e la definizione delle modalità di funzionamento.
    Quando necessario, Icarus Group si confronta con architetti, progettisti impiantistici, responsabili IT e altri fornitori coinvolti nella realizzazione dello spazio.
    Per gli ambienti di maggiori dimensioni o con esigenze acustiche specifiche può avvalersi anche della collaborazione di ingegneri acustici abilitati.
  3. Installazione, integrazione e collaudo
    Le apparecchiature vengono installate e configurate per operare come un unico sistema.
    Al termine dei lavori viene effettuato il collaudo con il cliente, per verificare il corretto funzionamento dell’impianto e delle modalità di utilizzo previste.
  4. Formazione e assistenza
    Una sala ben progettata deve poter essere utilizzata anche da chi non possiede competenze tecniche.
    Per questo Icarus Group prevede una formazione pratica degli utenti, con prove delle principali operazioni di gestione.
    Dopo la consegna offre inoltre assistenza attraverso un help desk attivo dal lunedì al venerdì e, quando un problema non può essere risolto da remoto, interventi tecnici sul posto. Propone anche contratti di manutenzione periodica, utili a mantenere efficienti le apparecchiature e gestirne gli aggiornamenti nel tempo.

Stai progettando una nuova sala riunioni o vuoi migliorare quella esistente?

Che si tratti di una piccola sala riunioni per incontri operativi, di uno spazio direzionale, di un’aula magna o di una sala conferenze, il punto di partenza è capire quali esigenze deve soddisfare l’ambiente e quali difficoltà deve risolvere.

Icarus Group progetta e realizza sistemi audiovisivi integrati, pensati per adattarsi agli spazi e semplificare il lavoro delle persone.

Raccontaci come utilizzi la tua sala, quali tecnologie sono già presenti e che cosa vorresti migliorare. Valuteremo insieme le soluzioni più adatte al tuo progetto.

Compila il form sottostante per una consulenza personalizzata o per essere ricontattato da Icarus Group.